Protección Datos Personales


POLITICA DE PRIVACIDAD PARA MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN CUMPLIMIENTO DE LE LEY 1581 DE 2012 Y SU DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE 2013

OBJETO

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 BECTON DICKINSON DE COLOMBIA LTDA. (a quien podrá hacerse referencia como “BD”) en su calidad de Responsable del uso de información personal, hace de su conocimiento por este medio, las Políticas de Tratamiento de información que será aplicables a sus datos personales, así como las finalidades del tratamiento que daremos a sus datos personales.

Para efectos de la Presente Política los términos referidos a continuación tendrán las siguientes definiciones:

Ley: Ley Estatutaria 1581 de 2012 y cualquier otra disposición que la complemente, derogue o sustituya;

Decreto: 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012;

Responsable: En los términos de la Ley, es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso concreto, la responsable será Becton Dickinson de Colombia Limitada, persona jurídica de derecho privado.

Autoridad: Superintendencia de Industria y Comercio y/o, en su caso, las autoridades administrativas y/o judiciales de la República;

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables;

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE EL RESPONSABLE

Becton Dickinson de Colombia Ltda. es una sociedad comercial constituida bajo las leyes de Colombia, con domicilio en Complejo Logistico CLIS a 150 metros de la Glorieta Siberia Vía Cota, Cundinamarca Colombia, es el Responsable del tratamiento de los datos personales que nos suministre por cualquier medio que BD ponga a su disposición. A efecto de que usted pueda ejercitar sus derechos constitucionales para conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre usted en bases de datos o archivos, ponemos a su disposición las cuentas de correo electrónico referidas en el presente documento, mediante el cual nos podrá contactar para ejercitar los derechos previstos en la normatividad antes mencionada. Asimismo, le informamos que esta cuenta de correo será administrada por el área de Finanzas de BD. Para el caso de los empleados y/o ex trabajadores y con la misma finalidad indicada anteriormente, ponemos a su disposición el siguiente correo electrónico (que será administrado por el área de Recursos Humanos de BD): rh_bdcolombia@bd.com

TRANSFERENCIA DE DATOS

De acuerdo a las actividades previstas en el objeto social de BD; es decir; investigación, desarrollo, fabricación, importación, mercadeo, distribución, servicio y venta de productos para el cuidado de la salud y la prestación de servicios relacionados con lo anterior, BD al ser Responsable de los datos que usted le ha suministrado, en su calidad de empleado, contratista, proveedor, cliente, paciente, consumidor final de sus productos, interacción directa o indirecta por mandato de un tercero, BD podrá transferir sus datos personales a otras personas, ya sea en Colombia o fuera del país, incluyendo a compañías matrices, filiales, subsidiarias, afiliadas locales o extranjeras, en estricto cumplimiento a lo dispuesto en la legislación colombiana.

Toda vez que BD cuenta con empresas relacionadas a nivel mundial, los datos personales proporcionados podrán ser transferidos a cualquier empresa relacionada con BD. BD o las empresas relacionadas con ella realizarán el tratamiento de dicha información con los medios apropiados de seguridad de acuerdo a la política vigente al respecto, adoptando medidas razonables de protección y seguridad para evitar utilizaciones no autorizadas de los datos personales. En consecuencia, los datos personales (sensibles o no) pueden ser almacenados, transferidos, usados, y en general tratados, dentro de la República de Colombia, en los Estados Unidos de América, en los Estados Unidos Mexicanos (México), en Brasil, en Francia, en Argentina y/o en cualquier otro estado en el que la Compañía y/o sus matrices y/o sus sociedades vinculadas tengan establecidas filiales, subsidiarias, sucursales o asientos de negocios de cualquier tipo, considerando que dichos países proporcionan niveles adecuados de protección de datos. El tratamiento de los datos personales del titular fuera de la República de Colombia podrá realizarlo BD, y/o su matrices y/o sus sociedades vinculadas, y/o terceros contratados para ese fin en cualquiera de esos territorios. BD puede podrá poner los datos personales o parte de ellos a disposición de las autoridades administrativas o judiciales (incluyendo autoridades fiscales), potenciales compradores de la compañía, o de cualquiera de sus activos o negocios, asesores contables y/o tributarios, los auditores y abogados o asesores externos, localizados en Colombia, en cualquiera de los estados mencionados previamente, o en cualquier estado o jurisdicción donde la Compañía cuente con una filial o subsidiaria o, en general, donde adelante negocios y tal información sea necesaria.

El recaudo de sus datos personales siempre tendrá fines relacionados al objeto para los cuales son suministrados, mismos que han quedado establecidos en el presente documento. Le informamos que BD no lleva a cabo procedimientos de recolección de información que involucre datos personales de menores de edad.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

A continuación indicamos las finalidades de tratamiento, recaudo, uso, transferencia y eliminación de datos que BD podrá llevar a cabo, derivado de las distintas relaciones con los Titulares de los datos:

Tratamientos de datos personales de:

  1. Empleados y ex empleados: La finalidad del recaudo, uso y conservación de datos es para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral con BD y al ejercicio de los derechos de esta compañía como empleadora. Dentro de tal finalidad se mencionan de forma meramente enunciativa las siguientes: contrataciones, administración del personal activo, generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral, afiliaciones al sistema integral de seguridad social, a la caja de compensación familiar, afiliación al seguro de vida colectivo, manejo de embargos judiciales a través de nómina, descuentos por fondos de empleados, cooperativas, bancos o convenios de libranza, administrar salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro, dirigir y sancionar a los empleados, llevar a cabo evaluaciones de los empleados, coordinar el desarrollo profesional de los empleados, permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Compañía y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales y en general para que la Compañía pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador, procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad social competentes. Toda la información relativa al empleado o ex empleado de BD será conservada con el fin de que BD pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden de acuerdo con la legislación laboral colombiana.
  2. Proveedores personas naturales: BD recauda, utiliza y conserva datos de los proveedores personas naturales, en el marco de los contactos sostenidos y/o de las relaciones comerciales entabladas con ellos, tales como: negociaciones o tratativas preliminares, recepción de cotizaciones, firmas de contratos, pago de contraprestación, información de cuentas bancarias, documentos de identificación personal y tributaria, direcciones postales y electrónicas, información financiera, comprobación de gastos, solicitud de información, reclamaciones, efectuadas por las personas titulares de los datos.
  3. Clientes personas naturales: El Tratamiento de datos personales de Clientes que son personas naturales, tiene el objeto de dar curso a las relaciones comerciales que sostenemos, entre las cuales enunciamos: negociación de precios, datos de contacto, información para efectuar pagos, atención de consultas, sugerencias, reclamaciones efectuadas por el Titular de la información o por sus legitimarios. Al propio tiempo, en algunos casos, se solicita al cliente persona natural información relacionada con su nombre, sexo, edad y /o estado de salud, con el fin de atender adecuadamente a sus necesidades; datos que, por considerarse sensibles, se sujetan a lo dispuesto en la Ley 1581 al respecto.
  4. Profesionales de la salud: Al ser BD una empresa de dispositivos médicos, dentro de nuestras actividades, podemos interactuar con profesionales de la salud, por lo cual los datos recabados tales como nombre, cargo, centro de trabajo, teléfono, correo electrónico que de forma general dependerá de la actividad particular para los cuales fueron contactados, informando previamente al profesional de la salud el uso y finalidad que tendrán los mismos.
  5. Usuarios de Productos: El Tratamiento de estos datos permite a BD cumplir con las obligaciones a su cargo en materia de calidad de los productos, para la atención efectiva de consultas y reclamos de consumidores y como información estadística. En caso de que BD lo determine podrá asignar a un Encargado del Tratamiento, que para efectos de la presente Política podrá ser una persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio de otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de BD en su calidad de Responsable
  6. Clientes personas jurídicas y proveedores personas jurídicas: BD conservará, en el marco de los contactos y/o de las relaciones comerciales o civiles que se establezcan con las personas jurídicas que sean clientas o proveedoras de bienes o servicios a BD, datos relacionadas con aquellas, tales como: nombre, razón o denominación social, NIT, teléfonos de contacto, direcciones de correo electrónico, mensajes de datos y correspondencia cursados, información financiera, relación de pagos efectuados y/o recibidos, estado de cartera, información suministrada en el proceso de due diligence, y descripción de operaciones y/o de actividades. Todos estos datos se recaudan, usan y conservan con el fin de determinar si se establece o no una relación contractual, si BD está cumpliendo con sus obligaciones y/o si el proveedor está cumpliendo con las suyas, si existen riesgos asociados a la operación civil o comercial de que se trate, de mantener un registro histórico de la ejecución de las relaciones surgidas y de los antecedentes de su formación, y en general, con el fin de cumplir con las obligaciones y de ejercer los derechos asociados a la actividad de BD.
  7. Visitantes: Por razones de seguridad, la información de quién ingresa, permanece y sale de las instalaciones de BD será objeto de registro y almacenamiento. Esta información podrá constar en grabaciones de video donde conste la imagen y otras características biométricas de la persona que visita las instalaciones de la compañía.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581, los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DEL RESPONSABLE Y DEL ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.

BD en su calidad de Responsable del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras normas que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos a los correos electrónico previstos para estos efectos, mismos que se indican en el presente apartado:

  1. Consultas: BD deberá atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se informará al solicitante expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta en un término que no deberá exceder a cinco (5) días.
  2. Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a BD en su calidad de Responsable, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
    1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, a cualquiera de los siguientes correos electrónicos: rh_bdcolombia@bd.com para el caso de formular solicitudes provenientes de empleados, ex empleados o candidatos a posiciones de empleo de BD. clientes_bdcolombia@bd.com para el caso de formular solicitudes provenientes de clientes o consumidores de BD en general, o bien tener algún tipo de relación comercial con la Compañía. proveedores_bdcolombia@bd.com para el caso de formular solicitudes provenientes de proveedores de BD.
    2. Con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si derivado de la atención al reclamo, este resulta incompleto, BD requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos de BD una leyenda que indique "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
    4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
    5. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
  3. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:

    Los Titulares podrán en todo momento solicitar a BD la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013. La supresión no será procedente respecto de datos que BD tenga el derecho o la obligación de conservar, de acuerdo con el derecho aplicable. BD podrá o acceder a la solicitud de supresión o exponer razonadamente los motivos por los cuales estima que ella no es procedente.

    Si vencido el término legal respectivo, BD no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

    No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

BD sólo realizará el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable, en consideración a las finalidades previstas para cada caso.

Le informamos que una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual BD tiene la obligación de conservar los datos personales BD o el Encargado del Tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión.

Como parte del cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad en la materia, BD así como sus encargados, documentarán los procedimientos implementados para el Tratamiento, conservación y supresión de datos.

La disposiciones previstas en la presente Política entra en vigencia el veintiséis de julio de 2013.