Surveillance de l’utilisation de substances réglementées dans les zones périopératoires et en salle d’opération

L'Institut BD d'excellence en gestion des médicaments

Le 7 janvier 2019

Andrew Geller, MD, Anesthésiologie, Cedars-Sinai Medical Center

Karen Youmbi, PharmD, pharmacie, Cedars-Sinai Medical Center

Chris Urbanski, RPh, MS, FASHP, Affaires médicales, BD

Surveillance de l’utilisation de substances réglementées dans les zones périopératoires et en salle d’opération : rapport de rapprochement des anesthésies au Cedars-Sinai Medical Center

La crise des opiacés et son impact sur les patients et les professionnels de santé

La crise des opiacés est causée par de nombreux facteurs, notamment la surprescription de substances réglementées.^1,2,3 Et notre système de santé y est exposé. En effet, des professionnels atteints de troubles liés à l’usage de substances psychoactives ont accès à des produits narcotiques (l’opium et ses dérivés tels que la morphine, l’hydromorphone et le fentanyl), avec ainsi l’opportunité de détourner ces médicaments de leurs destinataires (patients) pour un usage illicite par le personnel de santé afin de nourrir une dépendance à une substance psychoactive. Les patients sont donc exposés à un risque de plusieurs manières : ils peuvent ne pas recevoir la dose prévue de médicaments et, par conséquent, être sous-traités; ils peuvent être à risque d’infection en raison de la contamination du médicament par le réorientateur et les soins généraux peuvent être compromis si le clinicien est affaibli.

Vulnérabilité en salle d’opération

Plusieurs études ont montré que 10 à 15 % des professionnels de santé utilisent des médicaments sur ordonnance, l’addiction étant 5 fois plus élevée dans certains groupes de médecins comme les anesthésistes par rapport à la population générale.⁴ Les substances réglementées (SR) sont souvent utilisées en salle d’opération pour assurer la sédation et la gestion de la douleur alors que les patients subissent des procédures complexes, susceptibles de sauver des vies. Dans ces situations, les anesthésistes s’attachent à gérer les pathologies dynamiques du patient, parfois au détriment d’une documentation précise et d’un rapprochement des SR utilisées. En même temps, ces situations offrent la possibilité de dévier les substances réglementées pour les anesthésistes et autres professionnels de la santé souffrant de troubles de l’abus de substances. Par conséquent, il est essentiel de mettre en œuvre des processus pour assurer la responsabilisation envers les SR, prévenir leur utilisation abusive et fournir des soins aux patients en toute sécurité.

La mise en correspondance des doses de substances réglementées est un processus très manuel

Les services pharmaceutiques sont mis au défi de surveiller l’utilisation des médicaments (distributions, administrations, retours et mise au rebut de médicaments en excès pour des procédures) qui se produisent en peropératoire et sont tenus d’assurer le respect de la réglementation et de l’accréditation pour le suivi des substances réglementées, la facturation et le suivi et le maintien de niveaux de stock adéquats^5,6,7,8 dans l’intérêt de la sécurité des médicaments. Le rapprochement des doses de substances réglementées (en tenant compte de la quantité totale d’une unité de dose, y compris la quantité administrée, plus la quantité mise au rebut ou retournée à la pharmacie) peut exiger beaucoup de main-d’œuvre, car les transactions de distribution et d’administration se produisent normalement par le biais de technologies de médicaments distinctes ou peuvent être effectuées manuellement. Pour s’assurer que les doses administrées sont bien prises en compte, un processus de mise en correspondance manuelle qui compare visuellement les extraits de données de différents systèmes ou de différents journaux manuels est souvent employé.^5,9 En raison du temps nécessaire pour cette comparaison manuelle, il devient difficile d’examiner chaque transaction et de détecter les activités de détournement.

Difficultés liées à l’automatisation et/ou à l’interopérabilité limitées

Les systèmes de documentation disparates en salle d’opération empêchent la bonne détection des détournements. Par conséquent, les systèmes de gestion des informations d’anesthésie (SGIA) et les armoires de distribution automatisées (ADA) dans les zones périopératoires doivent être utilisés, ce qui permet une vue électronique complète des informations sur la distribution et l’administration pour le suivi et le rapprochement des doses. Dans de nombreux cas, un seul des deux systèmes est électronique, ce qui nécessite un processus de rapprochement manuel. Même lorsque les deux systèmes sont électroniques, les interfaces peuvent être inexistantes ou limitées en termes de capacité, car tous les fournisseurs de dossiers de santé électroniques (DSE) ne prennent pas en charge une vue combinée et alignée de l’information dans la même mesure.

La solution pour un système de surveillance performant et efficace

Afin de connecter deux systèmes disparates en vue de les rendre interopérables, l’utilisation d’une terminologie commune pour les médicaments et la synchronisation de la compilation du livret pour les unités de mesure de dosage est nécessaire. Une fois cette étape terminée, les médicaments doivent être mappés entre les livrets thérapeutiques des deux systèmes pour garantir un alignement correct des articles médicamenteux uniques. Les transactions entre les deux systèmes peuvent ensuite être associées pour développer des rapports et des vues en temps réel qui facilitent le rapprochement des distributions. Cela crée un enregistrement efficace et précis de la distribution, susceptible de mettre en évidence facilement et rapidement toute divergence dans le processus pour une résolution plus rapide. Un excellent exemple de mise en œuvre de cette solution par une organisation est le travail effectué par les services d’anesthésie, de pharmacie et informatiques du Cedars-Sinai Medical Center à Los Angeles, Californie.

Ouvrir la voie à l’interopérabilité

Au Cedars-Sinai Medical Center, plus de 5000 administrations de substances psychoactives sont effectuées chaque mois en salle d’opération. Avant la mise en œuvre de l’interopérabilité du système entre le DSE et l’ADC, le service de pharmacie employait un technicien d’audit à plein temps dont l’unique tâche consistait à assurer la responsabilité des substances réglementées par un rapprochement manuel des distributions d’anesthésie et des administrations. Le technicien exécutait un rapport ADC rétrospectif et effectuait des audits de diagrammes individuels pour identifier les divergences. En cas de divergences, le technicien envoyait un e-mail au fournisseur pour qu’il enquête davantage sur le problème.

Ce processus chronophage et inefficace a clairement montré la nécessité d’un nouveau processus, qui 1) alerterait les prestataires de toute anomalie en temps réel avant de terminer un dossier et 2) aiderait le personnel de la pharmacie à faire correspondre (rapprocher) toutes les distributions de manière efficace.

Grâce à une collaboration multidisciplinaire entre les équipes d’anesthésie, des systèmes d’information et de pharmacie, le rapport de rapprochement de l’anesthésie a été développé. Le rapport avertit les anesthésistes des défauts de conformités de substances réglementées par le biais d’un avis sur les meilleures pratiques généré lors d’une tentative de clôture de visite d’anesthésie. Cet avis permet de faire concorder les distributions en temps réel plutôt que d’attendre une notification de la part du personnel de la pharmacie. Le rapport peut également être exécuté à la demande, permettant au personnel de la pharmacie de suivre les divergences non résolues par le fournisseur.

Dans l’ensemble, le rapport a permis à l’organisation de faire concorder toutes ses distributions d’anesthésie de manière automatisée et de réduire le nombre de divergences identifiées après la clôture d’une visite d’anesthésie. Le technicien d’audit a pu réattribuer le temps précédemment consacré au rapprochement manuel à d’autres processus à haut risque.

Gain de temps et amélioration de la sécurité des médicaments

En reliant les données de distribution aux données d’administration des DSE, le rapprochement des narcotiques dans les zones d’anesthésie et de bloc opératoire peut être grandement amélioré. Le personnel peut ainsi consacrer plus de temps à la responsabilisation en matière de substances réglementées afin de prévenir les détournements. Le risque de détournement et le risque de préjudice pour le patient peuvent donc être réduits, ce qui se traduit, à terme, par des soins de meilleure qualité et plus sûrs.

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Chaque mois, sur le blogue de l'Institut BD d'excellence en gestion des médicaments, des leaders d’opinion explorent des sujets d’importance cruciale pour la gestion des médicaments et proposent d’autres sources d’apprentissage.

Maintenant que vous avez lu cet article, approfondissez votre compréhension de la crise des opiacés dans les soins de santé en lisant le contenu relatif aux Difficultés liées à la détection et à la prévention des détournements au sein des hôpitaux.

Références

1. En reliant les données de distribution aux données d’administration des DSE, le rapprochement des narcotiques dans les zones d’anesthésie et de bloc opératoire peut être grandement amélioré. Le personnel peut ainsi consacrer plus de temps à la responsabilisation en matière de substances réglementées afin de prévenir les détournements. Le risque de détournement et le risque de préjudice pour le patient peuvent donc être réduits, ce qui se traduit, à terme, par des soins de meilleure qualité et plus sûrs.
2. En savoir plus
3. Chaque mois, sur le blogue de l'Institut BD d'excellence en gestion des médicaments, des leaders d’opinion explorent des sujets d’importance cruciale pour la gestion des médicaments et proposent d’autres sources d’apprentissage.
4. Maintenant que vous avez lu cet article, approfondissez votre compréhension de la crise des opiacés dans les soins de santé en lisant le contenu relatif aux Difficultés liées à la détection et à la prévention des détournements au sein des hôpitaux.