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University Health Network
Transformer la chaîne d’approvisionnement dans les blocs opératoires grâce à l’intégration, l’analyse et l'uniformisation
Une culture basée sur la sécurité des médicaments :
Améliorer la chaîne d’approvisionnement dans les blocs opératoires
Rédigé et produit par CareFusion, août 2013
Grâce à la mise en œuvre du système automatisé de distribution au point d’utilisation Pyxis™ de CareFusion (BD), l'UHN a radicalement amélioré la chaîne d’approvisionnement de ses blocs opératoires, de sorte que les données d’approvisionnement en temps réel s’intègrent de manière transparente avec son système de dossiers cliniques, tout en réapprovisionnant automatiquement les consommables selon les besoins.
Les blocs opératoires peuvent jouer un rôle essentiel dans la viabilité financière d’un système de santé, en fonctionnant comme générateur de revenus, ou, dans certains cas, comme une source de dépenses excessives. Étant donné que 40 à 60 % des dépenses totales du bloc opératoire proviennent de coûts non liés à la main d’œuvre1, l'efficacité de la chaîne d’approvisionnement du bloc opératoire peut potentiellement être améliorée. Pourtant, une enquête de 2014 du Global Healthcare Exchange (GHX)2 menée auprès des équipes dirigeantes d’hôpitaux indique que les lacunes au niveau de la chaîne d’approvisionnement du bloc opératoire ralentissent la prise de décision organisationnelle et augmentent les coûts et la mauvaise utilisation des services.
Aujourd’hui, un nombre croissant d’organismes de santé examine de plus en plus attentivement les processus de chaîne d’approvisionnement de ses blocs opératoires. L'University Health Network (UHN) , situé à Toronto (Canada), est un système de santé déjà très en avance sur cette question. Grâce à la mise en œuvre du système automatisé de distribution au point d’utilisation Pyxis™ de CareFusion (BD), l'UHN a radicalement amélioré sa chaîne d’approvisionnement dans ses blocs opératoires de sorte que les données d’approvisionnement en temps réel s’intègrent de manière transparente avec le système de dossiers cliniques de l'UHN, tout en réapprovisionnant automatiquement les consommables selon les besoins.
Saisir et partager les coûts des cas en temps réel
La transformation de l’UHN a commencé il y a près d’une décennie, avec la formation par ses dirigeants d'un comité de transformation du bloc opératoire qui avait pour tâche de rationaliser la chaîne d’approvisionnement de ce dernier. Lorsque l’équipe a commencé ses efforts, l’UHN – un système de quatre hôpitaux comptant dix domaines de programme répartis dans huit centres et plus de 1200 lits de patients hospitalisés – dépensait 30 millions de dollars en consommables pour ses blocs opératoires et gérait moins de 20 % de ces dépenses à l’aide de codes-barres. Le personnel clinique gérait pratiquement tout le reste manuellement, avec du papier et des stylos, ce qui non seulement était inefficace, mais ne pouvait pas produire de données permettant la gestion des coûts des consommables.
Comme la plupart des blocs opératoires, l'UHN comptait sur les coûts des cartes de procédures des chirurgiens, un véritable défi qui touche l'ensemble du secteur. Les cartes de procédure, également appelées « cartes de préférence », ne capturent généralement que 20 % des dépenses de bloc opératoire dans le service de traitement centralisé, tandis que 80 % des dépenses totales se situent en peropératoire Ainsi, même si les cartes peuvent indiquer approximativement quelles ressources sont réellement utilisées dans le bloc opératoire, elles ne fournissent pas les coûts précis en temps réel (à moins que le temps du personnel infirmier autorisé ne soit consacré à l’analyse exceptionnellement, ce qui représente une tâche fastidieuse).
Pour y parvenir, l’équipe savait qu’elle avait besoin de créer un système de base durable à long terme. « Nous savions que la solution n’était pas de sous-traiter pour obtenir des produits moins chers ou de chercher à faire des économies rapides, car cela ne pouvait pas apporter les avantages à long terme que nous recherchions », déclare Scott McIntaggart, vice-président principal et chef exécutif, Toronto General Hospital, UHN. « En fait, notre objectif était de pouvoir partager en temps réel les coûts des procédures chirurgicales afin que nos chirurgiens puissent réduire la variation de ces coûts sans compromettre la sécurité ou la qualité des soins. »
Le comité de transformation du bloc opératoire de l’UHN a défini quatre objectifs spécifiques pour aider à créer un environnement basé sur la technologie pour la chaîne d’approvisionnement :
- Gestion automatisée des inventaires et des commandes directes
- Consignation de la commande et du suivi des implants automatisés
- Intégration au GPO, au système d'inventaire SAP et ORSOS, et aux dossiers des patients
- Établissement en temps réel du coût des cas des chirurgiens et création de rapports
L’équipe de l’UHN espérait que, une fois ces objectifs atteints, les efforts déployés pour transformer la chaîne d’approvisionnement dans le bloc opératoire permettraient d'alerter les chirurgiens sur les coûts des consommables afin qu'ils les choisissent judicieusement, de fournir des données permettant d’identifier les opportunités d’économies de coûts et de réduire les mises au rebut, d'aborder la normalisation des produits et de promouvoir la responsabilité financière. « Nous vivons un changement culturel dans le domaine des soins de santé : un nombre croissant de chirurgiens souhaitent autoréguler leurs dépenses en bloc opératoire », a affirmé Timothy D. Jackson, MD, MPH, FRCSC, Division of General Surgery, Toronto Western Hospital, UHN. « L'accès aux bonnes informations soutiendra le mouvement vers la responsabilisation financière des chirurgiens de l'UHN. »
Bâtir une infrastructure durable avec Pyxis
Le comité de transformation du bloc opératoire de l’UHN a travaillé avec la cartographie de l’approche de rationalisation « Lean » afin d’identifier les lacunes et les opportunités, a procédé à une recherche documentaire pour les meilleures pratiques en bloc opératoire et s’est rendu dans des hôpitaux de premier plan. Peu de temps après le début de la planification, il est apparu évident que les objectifs de l'UHN pour ses blocs opératoires exigeaient un investissement en capital important, capital que l’organisation n’était pas en mesure de fournir à ce moment-là. Convaincu que l’efficacité obtenue grâce à la mise en œuvre d’une solution technologique permettrait d’obtenir un bon retour sur investissement, M. Watson s’est tourné vers le ministère des Finances de l’Ontario et a sollicité des fonds publics. Sur la base d’une analyse de cas détaillée compilée par Watson et les dirigeants financiers de l’UHN, la proposition a été acceptée et le ministère a convenu de financer le projet.
Avec le financement nécessaire sécurisé, l’équipe d'UHN a porté son choix sur Pyxis, un système avancé de gestion des approvisionnements de CareFusion (BD). Pyxis se compose d’un groupe de dispositifs au point d’utilisation intégrés au réseau de l'UHN pour automatiser les commandes, le réapprovisionnement, la gestion et le contrôle des consommables. Les informations transactionnelles du système peuvent également être transmises électroniquement à d’autres systèmes/applications pour une utilisation dans une stratégie de réapprovisionnement en commerce électronique. En outre, le système fournit le détail des coûts en consommables, y compris les dépenses totales en consommables par intervention et par médecin. Les consommables sont identifiés au niveau de la gestion des articles, puis associés à la procédure.
« L’équipe dirigeante de Pyxis nous a présenté un hôpital américain, ce qui nous a aidés à voir notre avenir », déclare Darlene Dasent, vice-présidente et directrice financière de l’UHN. « Avec la mise en place de Pyxis, l'UHN est passé à un nouvel environnement contrôlé où les articles ne peuvent plus être rajoutés à l’étagère — ou au budget — sans obligation de rendre compte. »
Le nouveau processus nécessitait une approbation financière, une validation de contrat, des ajouts dans le fichier principal des prix des articles et, enfin, des ajouts physiques et électroniques chargés dans le système Pyxis™ par un superviseur de la chaîne d’approvisionnement du bloc opératoire. L’inventaire désormais contrôlé, l’équipe est passée à la phase finale de rationalisation du flux de travail clinique. L’automatisation du numéro de lot et de série de l’identifiant de dispositif unique (UDI), identifiant de produit (PI) pour le tableau clinique était un élément complexe mais essentiel de la solution. Après avoir subi une conversion de système de GPO et des mises à niveau vers les systèmes Pyxis et ORSOS, l'UHN a achevé la phase finale de mise en œuvre en mars 2015. La solution terminée fournit un suivi électronique de tout l’inventaire du bloc opératoire, ainsi que des commandes automatisées, l’intégration des dossiers cliniques avec l'UDI, le PI et la standardisation automatisée du fichier principal des prix des articles pour l’ensemble du système.
Une solution entièrement intégrée de gestion des inventaires
Avec la mise en œuvre de Pyxis et la création d’une solution entièrement intégrée de gestion des inventaires, l'UHN a remporté des victoires immédiates et significatives. Précision du diagramme clinique améliorée par le numéro de lot et le numéro de série de l’implant scanné. Avant les efforts d'UHN, l’ajout d’informations sur les implants était un processus manuel qui consistait à rechercher la description de l’article et à saisir manuellement les numéros de lot et de série dans ORSOS. Lors de l’intégration, 99 % des implants sont documentés électroniquement. Seuls les fournisseurs sans code-barres nécessitent une saisie manuelle, et ils sont de plus en plus rares. Cela permet au personnel infirmier de gagner du temps et d’augmenter la précision de l’UDI, de l’IP, du lot et de la série enregistrés dans le dossier du patient en supprimant la saisie manuelle des données des numéros de lot et de série. Les ruptures de stock sont réduites au minimum grâce aux processus de commandes automatisés; les dates d’expiration et les rappels sont identifiés par voie électronique. La valeur de tous les stocks est automatisée, visible, sécurisée et ne dépend plus du décompte manuel annuel. Le nombre de cycles quotidiens garantit que les valeurs du système sont exactes et que les décomptes annuels sont désormais constitués de contrôles ponctuels choisis au hasard pour en vérifier l’exactitude. Un rapport de la valeur disponible peut être exécuté à tout moment pour les marchandises en stock, hors stock et en consignation (y compris la valeur des vis et des boîtes en plateau).
De plus, les chirurgiens de l’UHN ont un accès aux données en temps réel concernant le coût des procédures (pour tous les éléments effectivement utilisés, articles stockés, non stockés et en consignation) et à l’analyse détaillée des opérations comprenant l’établissement du coût des procédures de même que les tendances d’utilisation.
« Tout a lieu dans les coulisses, littéralement sur simple pression d’une touche, tout en améliorant le déroulement des opérations cliniques et la sécurité des patients », explique Kim McKinlay, coordonnatrice des soins aux patients au sein de l’UHN. « À la fin d’une procédure, un membe du personnel infirmier de la salle d’opération et un chirurgien peuvent vérifier tous les consommables utilisés et le coût précis de la procédure. Simultanément, les fournitures sont automatiquement commandées, et les données sont recueillies à des fins d’économie et d’examen. »
Grâce à un processus entièrement intégré, automatisé et rationnel, l’UHN a pu mettre en place Pyxis™ pour créer une solution pratique exemplaire dans la chaîne d’approvisionnement de ses blocs opératoires. Le retour sur investissement pour ce projet a dépassé les attentes de l’équipe de l’UHN. Les résultats financiers réalisés étaient des économies directes et indirectes d’un montant de 14 millions* sur 5 ans. L’organisation a généré des économies considérables de 9,8 millions de dollars, notamment :
- Économies en consignation et uniformisation des produits grâce aux économies réalisées par le GPO, grâce aux données Pyxis et à un système contrôlé : 3 millions de dollars
- Économies en termes d’efficacité des inventaires grâce à la réduction des coûts de transport : 4,8 millions de dollars
- Économies en termes d’efficacité des inventaires grâce aux valeurs de niveau optimal dans la base des données d’utilisation de Pyxis : 120 000 dollars
- La fiabilité de la solution Pyxis permet d’économiser sur l’efficacité des inventaires en supprimant les sauvegardes qui n’étaient plus nécessaires : 130 000 dollars
En outre, le nouveau système a permis d’économiser 4,6 millions de dollars, dont plus de 3 millions attribuables au temps gagné clinique et non clinique grâce aux armoires électroniques automatisées Pyxis, aux interfaces développées et aux nouveaux processus associés. Des économies additionnelles de 863 000 dollars ont été réalisées grâce à la réduction du temps consacré à l’ouverture des trousses par le personnel infirmier de bloc opératoire et à la collecte MDR.
« Le système Pyxis a apporté des fonctionnalités et des avantages que nous n’avions pas imaginés possibles dans notre état actuel », explique M. Watson d’UHN. « Cette vision a vraiment contribué à façonner notre stratégie pour parvenir à notre objectif, et de ce fait, le groupe Pyxis est devenu notre partenaire, et pas seulement un simple fournisseur. »
Après un effort concentré et engagé, l’équipe UHN a atteint ses objectifs visant à améliorer la sécurité des patients, le gain de temps clinique et les coûts des chirurgiens en temps réel, ce qui a mené le groupe à la pointe de l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement des blocs opératoires.
« Ce fut un parcours d’amélioration continue qui a complètement transformé notre chaîne d’approvisionnement dans les blocs opératoires.
Le succès du projet pluriannuel est principalement attribué au fait qu’il s’agit d’une initiative née du bloc opératoire, avec un financement du ministère, alliant notre partenariat avec CareFusion (BD) à l’engagement et le soutien indéfectibles de la haute direction. »
S’assurer de l’adhésion à tous les niveaux dès le début, tout en respectant le temps de travail du personnel :
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Cette étape est essentielle à la réussite et à la durabilité des résultats.
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Engager les segments cliniques et commerciaux du bloc opératoire dès le début, et maintenir le soutien continu de la haute direction tout au long du projet.
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Former un comité directeur et établir ses membres votants, avant que toute décision soit requise.
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N’oubliez pas que le personnel devra équilibrer son travail quotidien en plus d’un projet à temps plein. Des experts dans un domaine sont essentiels à la réussite du projet.
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Constituer l’équipe d’inventaire appropriée pour soutenir le système et le personnel clinique.
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S’assurer que le service informatique est engagé dès le début du projet. Pour l'UHN, une interface finale avec le tableau clinique ORSOS exigeait un temps informatique interne et externe considérable.
Préparez-vous à ce que la fichier principal des articles soit l’une des parties du projet nécessitant un maximum de ressources:
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N’oubliez pas que le fichier principal des articles peut être incomplet et entraîner des retards considérables. Vous aurez peut-être besoin d’une assistance du personnel chargé de l’inventaire pour les processus manuels et automatisés : au niveau de l’UHN, la longueur de 60 caractères du poste Pyxis était inférieure à SAP et un tableau de traduction était nécessaire.
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Diminuez la mise à jour de l’interface principale d’articles de toutes les heures à une fois par jour pour réduire les problèmes de surcharge du système.
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Prévoyez suffisamment de temps et de ressources pour le nettoyage du fichier principal des articles et l’alignement avec le système clinique.
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Les conversions de contrat nécessiteront plus de temps pour que le fichier principal des articles soit mis à jour et que le poste soit reconstruit.
Garder le moral !
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Restez concentré sur les objectifs du projet et les besoins du bloc opératoire, lorsque le feedback entre les disciplines n’est pas aligné.
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Célébrez les étapes le long de votre parcours et assurez-vous que l’équipe se sente valorisée pour son travail de transformation.
- Gamble M. Six cornerstones of operating room efficiency: best practices for each. Becker’s Hospital Review. 18 janvier 2013. Consulté le 6 juillet 2017 sur le site : http://www.beckershospitalreview.com/orefficiencies/ 6-cornerstones-of-operating-efficiency-best-practices-for-each.html.
- Les participants à l'étude reconnaissent des lacunes dans la chaîne d’approvisionnement qui maintiennent les blocs opératoires des hôpitaux à « l'âge de pierre » Site Web de GHX. http://ghx.com/newsroomevents/news-releases/2014/research-recognizes-deficiencieskeeping hôpital-salles d’opération-l’âge des calculs/. Consulté le 6 juillet 2017.
* Ministère des Finances de l’Ontario : Les économies de 5,9 millions de dollars ont été validées par le ministère des Services gouvernementaux et de la consommation à compter d’octobre 2014 selon les critères ministériels. Toutefois, toutes les économies susmentionnées ont été validées en interne. Ce sont des économies directes et indirectes véritables réalisées par l'UHN
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