Ontneem medicatiefouten alle kansen met slimme medicatiemanagementoplossingen

Medicatiebeheer heruitgevonden: Veiliger, eenvoudiger, intelligenter »

Preventie van medicatiefouten

In de preventie van medicatiefouten denken we bij BD een heel stuk breder dan louter toedieningsfouten vermijden. We willen werkprocessen en medicatiestromen uitstippelen die een ziekenhuisbreed medicamentiemanagement in de hand werken dat:

• Het menselijke kapitaal binnen de apotheek én op de afdelingen inzet voor taken die meerwaarde bieden.
  • Meer dan de helft van hun werkuren besteden apothekers aan taken die geen toegevoegde waarde bieden.¹
• Nauwelijks ruimte laat voor toedieningsfouten.
  • Tot 40% van de medicatiefouten doen zich in de distributiefase voor² en onnauwkeurig medicatiebeheer veroorzaakt vertraging en extra kosten, afval en personeelsbelasting.
• Komaf maakt met medicatietekorten.
  • Van de Europese apothekers stelde 59% reeds vast dat medicatietekorten voor vertraging op de zorgverlening zorgden.³
• Afval tot een minimum beperkt.
  • Van de ziekenhuisinventarissen belandt zo’n 20% bij het afval.⁴

Medicatie meteen gesorteerd en geverifieerd

In de apotheek vormt het geautomatiseerde BD ROWA™ opslag- en distributiesysteem samen met de BD Pyxis™ Inventory Connect software de eerste schakel in de binnenkomende goederenstroom en de verdere distributie ervan doorheen het ziekenhuis. De automatisatie-oplossing vangt als geen ander nijpende personeelstekorten op: ze neemt de manuele sortering van binnenkomende medicatie over en toetst ze met behulp van de geïntegreerde BD Pyxis FMD Verify software meteen af aan de recente Falsified Medicine Directive (FMD)-richtlijnen. Een niet-geverifieerde verpakking belandt via een aparte uitgang onmiddellijk in een daartoe bestemde doos. Daarnaast laat de BD ROWA™ natuurlijk geen ruimte voor invoervergissingen, vergetelheden of misplaatsing van medicatie.

De link behouden bij verdere distributie

De BD ROWA™ is mooi inpasbaar in de koudeketen. Hij kan volledig opgesteld worden in een koude ruimte, met in- en uitgavepunten op kamertemperatuur. Zo hoeft de apotheekmedewerker niet bij onaangenaam lage temperaturen te werken. Naar verdere distributie toe kan de BD ROWA™ per afdeling medicijnbakken vullen. Een barcode op de bakken linkt deze aan een bepaalde afdeling en geeft de inhoud ervan weer. De bakken verder aanvullen met medicatie en producten die niet uit de robot komen, kan aan de hand van manuele picking of guided picking met behulp van een door BD Pyxis™ Inventory Connect aangestuurde persoonlijke digitale assistent (PDA).

Volledige waaier aan beveiliging

Onze invulling van de koudeketen stopt niet bij de BD ROWA™. Op de afdeling zelf is het mogelijk om een BD Pyxis™ ES Refrigerator aan te sluiten op de BD Pyxis™ MedStation™ ES medicijnkast. Zo kan medicatie die om koeling vraagt ook op afdelingsniveau veilig achter slot en grendel blijven tot gebruik. Decentraal biedt de BD Pyxis™ MedStation™ ES-kast de volledige waaier aan beveiliging: van losse stockering met barcodescanning bij gebruik tot patiëntspecifieke picking en volledig gelockte pil per pil uitlevering binnen een tijdsinterval naar keuze met behulp van de BD Pyxis™ CUBIE™-minilades. Als gebruiker maakt u zelf de afweging tussen patiëntveiligheid en werkefficiëntie. Hoe ruimer het interval, hoe groter de kans dat het voorschrift werd aangepast en hoe minder controle, maar hoe meer werkflexibiliteit. Bepaalde aandachtspunten, zoals patiënten met dezelfde familienaam, kunnen ook extra uitgelicht worden, wat de zorgverleners extra gemoedsrust geeft.

Patiëntspecifieke vulling

Zeker op kritische diensten moet nauwgezette administratie het vaak afleggen tegen snelle reacties en tijdsgebonden zorgverlening. De medicijnkasten vormen dan een belangrijke buffer tegen spoorloos verdwijnen - en dus ongefactureerd blijven - van medicatie. De BD Pyxis™ CUBIE™-minilades dragen hier extra toe bij.^5-12 Ze laten zich vastklikken in een BD Pyxis™ MedStation™ ES, maar net zo goed in een BD ROWA™, zodat ze individueel en patiëntspecifiek gevuld kunnen worden in de apotheek. Naast de tijdsefficiëntie die dit oplevert, hoeft de apotheek geen apotheekassistent in te zetten om de beveiligde doosjes naar de afdeling te brengen.

Minder risico op medicatiefouten

Eenmaal een medicijnverpakking in het systeem zit, is de kans op pickfouten nog zeer klein. De BD ROWA™ pickt het product dat gevraagd wordt en op basis van het voorschrift opent de BD Pyxis™ MedStation™ ES medicijnkast enkel de lade met het medicijn in kwestie. Ze laat dus geen kans om iets te nemen dat erop lijkt of er vlak naast ligt in de stock. Dat resulteert in:

• 100% minder registratiefouten voor narcotica.¹³
• 93,7% minder picks van de verkeerde medicatie.¹⁴
• 94% minder doseringsfouten.¹⁴
• 53% minder toedieningsfouten.¹⁴

Volautomatisering zorgt er bovendien voor dat meer medicatie zich dichter bij de werkvloer bevindt. Zo gaat er 94% minder tijd over vooraleer de patiënt de eerste dosis toegediend krijgt.^15,16

Efficiënter stockbeheer op afdelingsniveau

Tegelijk werken onze oplossingen kosten- en werkefficiëntie in de hand, onder meer via veel efficiënter stocklevelbeheer op de afdeling. Medicatie terugroepen van zodra de enige patiënt voor wie ze bestemd was zijn ontslag kreeg? Kan perfect. Net als aan de hand van ingestelde limieten waarschuwingen geven om tijdig bij te bestellen en aan te vullen. Bovendien waken zowel de BD ROWA™ als een BD Pyxis™ MedStation™ ES erover dat medicatie met een vroegere vervaldatum eerst opgebruikt wordt. Efficiënt gebruik van een BD Pyxis™ MedStation™ ES medicijnkast kan zorgen voor:

• 30% minder producten die terugkeren naar de apotheek.¹⁷
• 50% stockreductie.¹⁵
• 75% minder medicijnleveringen.¹⁸
• Tot 100% minder vervallen medicatie.¹⁵
• 20% minder patiëntenkosten per maand op intensieve zorgenafdelingen en een grotere medicijnvoorraad die minder stockruimte inneemt.¹⁹
• Een maandelijks tijdswinst van 34 uur die verpleegkundigen niet langer aan registratie van medicatiedistributie hoeven te besteden.¹⁵

Ook producten die niet beveiligd gestockeerd hoeven te worden, kunnen meeliften op het barcodescanningsysteem om een betere controle te behouden over het gebruik ervan.

Uitgebreide beheers- en rapporteringsmogelijkheden

Op ziekenhuisniveau staat het BD Pyxis™ Inventory Connect warehousemanagement-systeem (WMS) in voor het beheer van de volledige stock van de medicatie die in het ziekenhuis aanwezig is. Met de BD ROWA™ is nu reeds Integratie voorzien en vanaf september 2023 komt die er ook met de BD Pyxis™ MedStation™ ES. Dan zal dit WMS de verbindende schakel vormen tussen de diverse distributie- en stockoplossingen op de verschillende afdelingen en het patiëntendatamanagementsysteem. Via elke account die toegang heeft tot de oplossing kan hiermee de stock geraadpleegd worden, al dan niet beperkt door toegangsrechten.

BD Pyxis™ Inventory Connect ondersteunt zowel een centraal als decentraal gestuurde medicatieflow en biedt uitgebreide beheers- en rapporteringsmogelijkheden, zoals:

• Picklijsten trekken
• Inschattingen maken
  • Hoeveel dagen of weken de huidige stockvoorraad nog zal meegaan.
  • Welke medicatie weldra zal vervallen, zodat er tijdig naar een oplossing gezocht kan worden om ze alsnog (elders) in te zetten.
• Bestellijsten genereren
  • Het systeem kan een melding geven wanneer de ingestelde benedenlimiet van bepaalde medicatievoorraden bereikt is. Dat maakt het makkelijker om tekorten te vermijden - en dus ook de eventuele spoedleveringen met bijhorende kosten die daaruit kunnen volgen.
• Medicatie die ongebruikt blijft spotten
• Een exacte stockberekening of -inventarisatie maken
• Rapporten trekken
  • Overzichtelijke rapporten over de toestellen heen geven de mogelijkheid tot steeds verdere optimalisatie van het medicatiemanagement.

De software zorgt bovendien voor volledig geïntegreerde FMD-validatie doorheen de medicatiedistributieworkflow.

Uitgebreide beheers- en rapporteringsmogelijkheden

Zijn dit oplossingen die u wel aanspreken? Dan gaan we graag met u samenzitten.

• Eerst en vooral om de grootste pijnpunten in uw huidige medicatiemanagement te identificeren.
• Anderzijds om de juiste verwachtingen te creëren én ervoor te zorgen dat onze oplossingen die ook kunnen invullen. Want het juiste gebruik ervan bepaalt of de gewenste resultaten al dan niet behaald worden en automatisatie vraagt hoe dan ook om change management.

Eens de oplossingen hun werk correct doen, hebben uw medewerkers tijd voor taken die écht waarde toevoegen aan de zorgverlening en kunnen uw apothekers zich focussen op taken waarin ze het verschil kunnen maken, zoals therapiebegeleiding en waken over therapietrouw.